Introducción: La estrategia de calidad proporciona una relación directa entre calidad y eficiencia. El Servicio de Archivos y Documentación es el Servicio de apoyo con mayor impacto en la asistencia debido al tratamiento de la Historia en soporte papel y su dedicación a la mejora de la calidad asistencial indirecta.
Métodos: Con 31 personas en Archivos se atiende al 9,3% de la población madrileña y varios CSUR del Sistema Nacional de Salud. Se clasificaron las tareas, uniformizaron criterios y se distribuyeron en función de los tiempos de entradas, salidas y procesos de calidad. Tareas reflejadas detalladamente en un formulario especificando el comienzo y finalización en un mismo espacio físico.
Resultados: Se observó un 95.07% de media en el rendimiento del tiempo invertido en tareas respecto al total de la jornada. No hubo diferencias estadísticamente significativas entre los turnos de mañana y tarde. Existieron tareas específicas de cada turno. El 20% del tiempo se invirtió en trabajos de mejora de la calidad.
Conclusiones: Nuestro entorno es muy complejo, al convivir sistemas en soporte papel, digitalización parcial y sistemas digitales. El conocimiento del número de tareas y su tiempo, nos ayuda a determinar el número de personas mínimo para abordar una correcta gestión. Es necesario un periodo de al menos 6 meses para alcanzar habilidades y rendimientos superiores al 90%.
Se elaboró un plan de calidad que minimizó los tiempos en unas infraestructuras ya disponibles y amortizadas.